AT.2 – Par. nº 056/03

Ref: Proc. nº 1389/2002
Interessado: Departamento de Documentação e Informática-DT.9
Assunto: Procedimentos de microfilmagem de proposições legislati-
vas; previsão legal; norma federal e municipal; documentos de manutenção permanente; validade e alcance de microfilme.

Sr. Assessor Chefe,

Trata-se de consulta do Sr. Diretor Geral acerca da “legalidade dos atuais procedimentos de microfilmagem das proposições legislativas”.

Tais procedimentos são determinados no Ato 675/00, em art. 8o., na seguinte forma:

“Art.8o. – À seção Técnica de Arquivo-DT.94, compete:
a) receber e conferir os processos e documentos com tramitação encerrada;
b) avaliar, classificar e ordenar, de acordo com quadro de classificação pré-estabelecido, os documentos para efeito de preservação, guarda temporária ou eliminação, respeitando a tabela de temporalidade;
c) elaborar e manter atualizada, em conjunto com a Comissão de Avaliação de Documentos-CAD, a tabela de temporalidade;
d) acondicionar e conservar, de forma adequada, os processos e documentos, solicitando o restauro, quando necessário;
e) selecionar e preparar os documentos de arquivo que devam ser microfilmados;
f) atender a pedidos de desarquivamento, devidamente autorizados;
g) proceder a juntada de documentos em processos arquivados, quando autorizada;
h) atender às consultas e proceder a empréstimos, de acordo com as normas estabelecidas;
i) solicitar a devolução de processos e documentos, que tenham saído para consulta, após 30 dias de seu empréstimo;
j) zelar pela conservação dos documentos, sejam eles em papel, fitas cassetes, fotografias, etc.” (grifado)

Tratando da mesma matéria, a Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, norma federal de aplicação nacional, que “estabelece política nacional de arquivos públicos e privados”.

Essa norma define quais os documentos de guarda permanente, nos termos de seu art. 2o.:

“Art. 2o. Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgão públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos.”

Outrossim, define como arquivos públicos, em seu art. 7o., os documentos produzidos no exercício das atividades de órgãos de qualquer esfera da administração pública, em decorrência de suas atividades, classificando-os (art.8o.) como correntes, intermediários e permanentes, sendo estes últimos aqueles “de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados”.

Dispõe ainda sobre a obrigatoriedade de manutenção desses documentos e sua imprescritibilidade (art. 10o.), ou seja, seu valor perene tanto para efeitos históricos como para jurídicos.

No âmbito municipal, em harmonia com o disposto na Lei Federal nº 8.159/91, foi instituída a Comissão Central de Avaliação de Documentos – CCAD, no âmbito do Executivo, e nesta Casa a Comissão de Avaliação de Documentos – CAD, que se manifestou às fls. 27/28 destes autos.

Os critérios de avaliação e destinação dos documentos produzidos pela administração pública municipal foram estabelecidos no Dec. nº 29.745, de 14 de maio de 1991 (fls.31/33), classificando-os em documentos de valor imediato e mediato, estes de guarda permanente em decorrência de sua importância.

Prevê o § 2o. do art.2o. dessa norma que “são os documentos de valor mediato e guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de vigência e precaucional estabelecidos em tabelas de temporalidade, apresentem, no seu conteúdo ou forma, informações que devam ser preservadas para a memória da Administração ou possam servir de pesquisa ou prova à coletividade”, e mais adiante, em seu art.3o., inc. IV, define como de obrigatoriamente importância mediata “atos que reflitam o desenvolvimento da atividade-fim”.

De outro lado, seu valor ultrapassa a validade legal, cuja matéria foi exaustivamente analisado no parecer do Congresso Federal (fls. 39 à 53), de lavra do Conselheiro Relator, Mauro Brandão Carneiro, aprovado em sessão plenária de 10.07.02.

Dessarte, a Lei Federal nº 8.152/91 remete a legislação local as formas e instrumentos de implementação dos critérios gerais de arquivamento, os quais são definidos nas normas já mencionadas, a saber, Dec. Municipal nº 29.745, de 14 de maio de 1991, e, no âmbito deste Legislativo, o Ato 675/00, que dispõe sobre as atribuições do Departamento de Documentação e Informação-DT.9, dentre as quais, conforme o retro-transcrito art. 8o., encontra-se a de avaliar a forma de realização do trabalho e guarda dos documentos, o que parece vem sendo cumprido, conforme se denota das manifestações de fls.21/25, 57/96 e 105/110.

É de se notar que a atribuição legal ao setor administrativo refere-se tão somente aos métodos e melhor técnica de preservação, manutenção e acondicionamento, preservado o juízo de mérito sobre orientação, escolha e seleção dos documentos, desde que respeitados os critérios gerais estabelecidos no conjunto de normas citado.

Especificamente sobre o tratamento dispensado às proposições legislativas, há que se ter em mente que extrapolam a validade jurídica, por lhes serem dadas, por definição legal, importância histórica, com a compulsória manutenção permanente.

De outro lado, a microfilmagem singelamente considerada permite a perenidade das informações contidas nos documentos, dependendo o valor jurídico e a autenticidade do microfilme de previsão legal expressa e específica para esse fim.

Este é o parecer, s.m.j., que se submete à superior apreciação, com as pertinentes homenagens e respeito.

São Paulo, 24 de março de 2003.

ROGÉRIO JUSTAMANTE DE SORDI
Assessor Técnico Legislativo (Juri)
OAB/SP 123.722

INDEXAÇÃO:
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DOCUMENTO
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MICROFILMAGEM
PRESCRIÇÃO
PRESERVAÇÃO
PROCEDIMENTO
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