Parecer Procuradoria nº 172/2010
Ref.: Memorandos SGP-33-33/10 e 33-36/10
TIDs nºs. 6032373 e 6113037
Assunto: Tabelas de Temporalidade – função pessoal da atividade-meio e função gestão orçamentária, financeira, de matérias e contratos e atividade-meio.

Sr. Procurador Legislativo Chefe,

Trata-se de memorandos encaminhados por SGP-3 para análise das tabelas de temporalidade referentes às funções “Pessoal da Atividade-Meio” e “Gestão Orçamentária, Financeira, de Materiais e Contratos da Atividade-Meio”.

Preliminarmente à análise das tabelas encaminhadas, há que se fazer algumas considerações.

A Lei Federal nº 8.159/1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, prescrevendo, em seu artigo 1º, ser “dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

E o artigo 21 de tal norma estabelece que “Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei” (grifos nossos).

De se apontar que tanto no âmbito do Estado de São Paulo quanto deste Município inexistem leis específicas disciplinando a matéria – devendo-se observar, pois, no âmbito desta Edilidade, as disposições insertas na Lei Federal indicada e, por analogia, a respectiva regulamentação, inclusive de âmbito Estadual.

Ainda em relação à referida norma de âmbito nacional, cumpre apontar que seu artigo 26 criou o CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos – órgão vinculado ao Arquivo Nacional, “que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos – SINAR”.

Nesse passo, especificamente quanto a tabelas de temporalidade, mister apontar que, no âmbito do CONARQ, foi aprovada a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, a qual “Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública”.

Procedendo-se à análise das tabelas ora encaminhadas, ao que parece, em geral, adotou-se o modelo da tabela de temporalidade do CONARQ, aliada àquela aplicada no âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo (anexo III a que se refere o artigo 3º do Decreto nº 48.898, de 27 de agosto de 2004).

Desse modo, os Procuradores que ora subscrevem, para fins de análise das tabelas encaminhadas, adotaram o seguinte procedimento:

1) confronto entre os prazos previstos nas tabelas encaminhadas e aqueles previstos na tabela confeccionada pelo CONARQ (inicialmente) e, na omissão desta, utilização subsidiária da tabela adotada no âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo – SAESP;

2) análise dos prazos aplicáveis para fins de eventual prescrição para ações de âmbito civil, penal, administrativo, trabalhista e previdenciário;

3) observância, quando necessário, da análise do documento pela E. Corte de Contas;

4) em sendo previsto prazo maior na tabela encaminhada – além, portanto, do necessário para fins da análise jurídica – entendeu-se por mantê-lo, em razão de se desconhecer a motivação que o ensejou.

E a despeito de tal análise, cumpre relembrar que, no âmbito desta Edilidade, compete à Comissão de Avaliação de Documentos – CAD – “estabelecer critérios, destinação e custódia dos documentos oriundos da Câmara Municipal, propor a regulamentação dos ciclos de vida e fluxo dos mesmos documentos, bem como as normas para a conservação dos documentos de valor permanente” (cf. artigo 2º do Ato nº 512/94).

Ademais, nos termos da Lei nº 6.546/78, é atribuição do Arquivista, dentre outras, “a orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação” (artigo 2º, inciso VIII).

Ou seja, a despeito do encaminhamento do presente a esta Procuradoria para análise das tabelas de temporalidade, s.m.j., é imprescindível a ratificação destas por parte da CAD.

Feitas estas considerações, passa-se a expor os itens passíveis de alteração:

1) 02.01.02.02 – Ficha de avaliação de curso e palestra: além da guarda corrente por 5 (cinco) anos, entendemos por bem inserir um prazo de guarda intermediária de cinco anos, bem como mudar a destinação final com vistas à preservação do documento, com fundamento no item 022.11 da tabela do CONARQ;

2) 02.01.03.01 – Processo de demissão ou exoneração: opinamos pelo aumento do prazo de guarda intermediária de 10 (dez) para 47 (quarenta e sete) anos, com fulcro no item 023.12 da tabela do CONARQ;

3) 02.01.03.03 – Prontuário Funcional: opinamos pelo aumento do prazo de guarda intermediária de 60 (sessenta) para 100 (cem) anos, com fundamento no item 020.5 da tabela do CONARQ;

4) 02.01.03.07 – Processo de evolução funcional: opinamos pelo aumento do prazo de guarda intermediária de 20 (vinte) para 47 (quarenta e sete) anos, com fulcro no item 023.03 da tabela do CONARQ;

5) 02.02.01.03 – Processo de concessão de direitos e vantagens: opinamos pelo aumento do prazo de guarda intermediária de 10 (dez) para 47 (quarenta e sete) anos, com fulcro no item 024.12 da tabela do CONARQ;

6) 02.02.01.07 – Prontuário de criança do berçário: primeiramente, opinamos pela alteração da designação do item para “Prontuário de criança do Centro de Convivência Infantil”, bem como a alteração do prazo de guarda corrente para “enquanto durar o atendimento da criança”, uma vez que o Ato nº 1105/2009 alterou o nome de referida unidade administrativa para Centro de Convivência Infantil, assim como, em seu artigo 4º, determinou que o atendimento desta unidade pode ser conferido a crianças entre 0 (zero) e 3 (três) anos, não podendo ser interrompido, ainda que a criança tenha completado 3 (três) anos de idade, antes do término do respectivo período letivo; ademais, sugerimos a alteração do prazo de guarda intermediária de 20 (vinte) para 26 (vinte e seis) anos, uma vez que a prescrição, segundo o artigo 198, I do Código Civil não corre contra os absolutamente incapazes, ou seja, não corre até que a pessoa complete 16 (dezesseis) anos de idade. Desta forma, somando-se estes 16 (dezesseis) anos com 10 (dez) anos de prescrição, estabelecidos pela regra geral prevista no artigo 205 do Código Civil resultam 26 (vinte e seis) anos;

7) 02.03.01.02 – Informação em processo: Considerando que a informação prestada pela administração pública pode conter eventual falsidade, configurando o crime de falsidade ideológica, cuja pena máxima é de 5 (cinco) anos, recorremos ao prazo prescricional previsto no artigo 109, inciso III do Código Penal correspondente a 12 (doze) anos; por esta razão, opinamos pela alteração do prazo de guarda corrente de 5 (cinco) para 2 (dois) anos, bem como pela inserção de um prazo de guarda intermediária de 10 (dez) anos, totalizando os 12 (doze) anos da prescrição penal;

8) 02.03.01.08 – Processo de alteração de critérios de pagamento: sugerimos a alteração do prazo de guarda corrente para “até aprovação das contas”, uma vez que tal processo pode estar sujeito à apreciação pelo Tribunal de Contas do Município;

9) 02.02.02.03 – Comunicado de prestação de serviço extraordinário e hora extra: prazo intermediário, ampliar para 47 anos, conforme item 024.136, tabela do CONARQ;

10) 02.03.01.04 – Processo de compensação previdenciária: prazo intermediário, ampliar para 47 anos, conforme item 024.142, tabela do CONARQ, além de se tratar de questão previdenciária;

11) 02.03.01.09 – Processo de pagamento de pensão alimentícia: na destinação final, alterar para “Encaminhar para o IPREM, na hipótese de se tratar de servidor que passa a figurar como aposentado e ainda é alimentante. Caso contrário, eliminar”;

12) 02.03.01.11 – Processo de informação para pagamento de pensão do IPREM: no prazo intermediário, ampliar para 6 anos, haja vista o prazo prescricional ser de 5 anos (entendemos, então, por ampliar em um ano o prazo de guarda);

13) 02.04.01.04 – Laudo de análise de amostra de água: no prazo intermediário, incluir 4 anos, em razão do prazo prescricional para eventual ação indenizatória (artigo 206, § 3º, inciso V, do Código Civil);

14) 02.04.01.06 – Prontuário médico: no prazo corrente, diminuir para 5 anos após a última anotação; no prazo intermediário, incluir 95 anos, conforme tabela do CONARQ (item sem numeração, após o de número 026.192). Na “observação”, excluir a questão da digitalização, haja vista que não foi objeto de observação em qualquer dos outros itens;

15) 02.04.01.08 – Controle de estoque da farmácia: na observação, em conformidade com a tabela do CONARQ, incluir que “para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes, observar os prazos da legislação específica em vigor”;

16) 02.04.01.09 – Laudo radiométrico: necessita melhor definição do objeto, vez que, ao que parece, não tem qualquer relação com a “aprovação de contas” constante do prazo de guarda corrente;

17) 02.04.02.01 – Ata das reuniões da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA: ampliar o prazo de guarda corrente para 3 anos e prazo de guarda intermediário para 5 anos, conforme item 026.21 da tabela do CONARQ;

18) 03.01.01.01 – Nota de empenho, anulação e cancelamento de restos a pagar – fornecedores: incluir no prazo de guarda corrente 5 anos, ou até aprovação das contas, aplicando-se o prazo maior;

19) 03.01.03.04 – Documento de Caixa: especificar melhor o tipo de documento, para fins de fixação de prazo, observando-se que tanto a tabela do CONARQ quanto a Estadual não preveem tal espécie de documento;

20) 03.01.03.05 – Documento de Caixa FECAM: especificar melhor o tipo de documento, para fins de fixação de prazo, observando-se que tanto a tabela do CONARQ quanto a Estadual não preveem tal espécie de documento;

21) 03.01.03.06 – Guia de recolhimento FGTS – GRF: ampliar o prazo de guarda intermediário para 47 anos, conforme item 024.152 da tabela do CONARQ;

22) 03.01.03.07 – Guia de Recolhimento INSS – ampliar o prazo de guarda intermediário para 95 anos, conforme item 024.154 da tabela do CONARQ;

23) 03.01.03.08 – Guia de Recolhimento IPREM – ampliar o prazo de guarda intermediário para 95 anos, conforme item 024.154 da tabela do CONARQ;

24) 03.01.03.09 – Guia de Recolhimento IPREV – ampliar o prazo de guarda intermediário para 95 anos, conforme item 024.154 da tabela do CONARQ;

25) 03.01.03.11 – Guia de Recolhimento SPPREV – ampliar o prazo de guarda intermediário para 95 anos, conforme item 024.154 da tabela do CONARQ;

26) 03.01.03.14 – Documento de Folha de Pagamento – especificar melhor o tipo de documento a que se refere este item, pois caso se refira à própria a folha de pagamento o prazo de guarda intermediário deve ser alterado para 95 anos, conforme item 24.1 da tabela do CONARQ;

27) 03.02.02.01 – Contratos relativos a compras e serviços: alterar o prazo de guarda corrente para “até aprovação das contas”, bem como inserir prazo de guarda intermediária de 5 anos a contar da aprovação das contas, conforme item 033.11 da tabela do CONARQ;

28) 03.02.02.02 – Relatório de termos contratuais: alterar o prazo de guarda corrente para “até aprovação das contas”, bem como inserir prazo de guarda intermediária de 5 anos a contar da aprovação das contas, conforme item 04.01.01.05 da tabela do Estado;

29) 03.02.02.05 – Cadastro de fornecedores e prestadores de serviços: inserir prazo de guarda intermediária de 5 (cinco) anos, com fundamento no item 04.01.03.01 da tabela do Estado;

30) 03.03.01.01 – Comunicado de transferência de bens patrimoniais: inserir o prazo de guarda intermediária de 5 (cinco) anos, conforme item 04.02.04.01 da tabela do Estado;

31) 03.03.01.03 – Termo de responsabilidade pelo uso de bens patrimoniais: não encontra co-relação com a tabela do CONARQ, devendo aplicar-se o prazo de 4 anos, considerando–se o disposto no inc. V, § 3º, do art. 206, do Código Civil, relativo à pretensão de reparação de danos;

32) 03.03.01.04 – Pedido de baixa patrimonial: o prazo de guarda corrente deve ser alterado de 5 (cinco) anos para 4(quatro) anos, bem como deve ser acrescido um prazo de guarda intermediária de 5 (cinco) anos, segundo item 035.2 da tabela do CONARQ.

É o parecer, que submetemos à elevada apreciação de V. Sa., sem se olvidar a recomendação acima indicada relativamente à necessidade de encaminhamento do presente à CAD.

São Paulo, 8 de julho de 2010.

ANDRÉA RASCOVSKI ICKOWICZ MARIA CECÍLIA MANGINI DE OLIVEIRA
Procuradora Legislativa Procuradora Legislativa
OAB/SP 130.317 OAB/SP 73.947

CAMILA MARIA ESCATENA ANTONIO RUSSO FILHO
Procuradora Legislativa Procurador Legislativo
OAB/SP 250.806 OAB/SP 125.858

LUCIANA DE FÁTIMA DA SILVA
Procuradora Legislativa
OAB/SP 181.552