{"id":1204,"date":"2020-06-30T09:20:43","date_gmt":"2020-06-30T12:20:43","guid":{"rendered":"http:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/biblioteca-novo\/?page_id=1204"},"modified":"2025-08-25T13:05:49","modified_gmt":"2025-08-25T16:05:49","slug":"gestao-documental","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/documentacao\/produtos-e-servicos\/gestao-documental\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o Documental"},"content":{"rendered":"<p>Gest\u00e3o de documentos, segundo o art. 3\u00ba da <a href=\"http:\/\/www.planalto.gov.br\/ccivil_03\/leis\/l8159.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">lei n\u00ba 8.159, de 08 de janeiro de 1991 (Lei dos arquivos)<\/a>, \u00e9 o conjunto de procedimentos e opera\u00e7\u00f5es t\u00e9cnicas referentes \u00e0 produ\u00e7\u00e3o, tramita\u00e7\u00e3o, uso, avalia\u00e7\u00e3o e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermedi\u00e1ria, visando \u00e0 sua elimina\u00e7\u00e3o ou ao recolhimento para guarda permanente.<\/p>\n<p><strong>A gest\u00e3o de documentos tem como objetivos:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Assegurar, de maneira eficiente, a produ\u00e7\u00e3o, utiliza\u00e7\u00e3o e destina\u00e7\u00e3o final dos documentos.<\/li>\n<li>Garantir que a informa\u00e7\u00e3o esteja dispon\u00edvel quando e onde seja necess\u00e1ria.<\/li>\n<li>Contribuir para o acesso e conserva\u00e7\u00e3o dos documentos de guarda permanente, por seu valor probat\u00f3rio, informativo e hist\u00f3rico.<\/li>\n<li>Assegurar a elimina\u00e7\u00e3o dos documentos que n\u00e3o tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa.<\/li>\n<li>Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>A Secretaria de Documenta\u00e7\u00e3o<\/strong> coordena a gest\u00e3o dos documentos produzidos ou recebidos pela C\u00e2mara Municipal de S\u00e3o Paulo no exerc\u00edcio de suas atividades administrativas e legislativas, trabalhando de forma multidisciplinar com outras \u00e1reas da C\u00e2mara por meio da <strong>Comiss\u00e3o de Avalia\u00e7\u00e3o de Documentos, Grupo de Trabalho do PAD-Sigadoc e Comit\u00eas Gestores<\/strong>.<\/p>\n<h3 id=\"avaliacao_doc\">COMISS\u00c3O DE AVALIA\u00c7\u00c3O DE DOCUMENTOS (CAD)<\/h3>\n<p>A <strong>Comiss\u00e3o de Avalia\u00e7\u00e3o de Documentos (CAD)<\/strong>, de car\u00e1ter permanente, tem por atribui\u00e7\u00e3o avaliar e classificar documentos digitais e n\u00e3o digitais com a finalidade de estabelecer crit\u00e9rios para sua destina\u00e7\u00e3o e cust\u00f3dia pela C\u00e2mara Municipal de S\u00e3o Paulo. O <a href=\"https:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/cgi-bin\/wxis.bin\/iah\/scripts\/?IsisScript=iah.xis&amp;lang=pt&amp;format=detalhado.pft&amp;base=legis&amp;nextAction=search&amp;form=A&amp;indexSearch=^nTw^lTodos%20os%20campos&amp;&amp;exprSearch=ATO*DA*CMSP*1.502\/(6)*2021\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ato n\u00ba 1.502 de 25 de fevereiro de 2021<\/a> atualizou as disposi\u00e7\u00f5es sobre a Comiss\u00e3o de Avalia\u00e7\u00e3o de Documentos e os procedimentos para a elimina\u00e7\u00e3o de documentos.<\/p>\n<p>O Secret\u00e1rio de Documenta\u00e7\u00e3o e o Supervisor da Equipe de Arquivo Geral s\u00e3o membros natos da CAD.<\/p>\n<p>A <a href=\"https:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/documentacao\/wp-content\/uploads\/sites\/34\/2020\/11\/TabelaDeTemporalidadeDocumentalManual.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><strong>Tabela de Temporalidade Documental (TTD)<\/strong><\/a>, elaborada pela CAD, \u00e9 o instrumento que estabelece os prazos de guarda e os par\u00e2metros para destina\u00e7\u00e3o dos documentos produzidos ou recebidos pela C\u00e2mara Municipal, determinando se um documento \u00e9 de preserva\u00e7\u00e3o permanente ou de guarda tempor\u00e1ria (com descarte ap\u00f3s o seu prazo legal). A TTD informa quanto tempo o documento deve permanecer na unidade administrativa ao final da sua tramita\u00e7\u00e3o, e se ele pode ser eliminado ou deve ser enviado ao Arquivo Geral.<\/p>\n<p>A Secretaria de Documenta\u00e7\u00e3o orienta a aplica\u00e7\u00e3o da Tabela de Temporalidade Documental pelas unidades administrativas da C\u00e2mara Municipal e presta esclarecimentos sobre sua elabora\u00e7\u00e3o e conte\u00fado a qualquer interessado.<\/p>\n<h4>Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos<\/h4>\n<p>A Equipe do Arquivo Geral da C\u00e2mara Municipal de S\u00e3o Paulo e a Comiss\u00e3o de Avalia\u00e7\u00e3o de Documentos &#8211; CAD desenvolvem os processos de descarte com a elimina\u00e7\u00e3o f\u00edsica de documentos produzidos pela institui\u00e7\u00e3o no decorrer de suas atividades . Estes processos contam com a separa\u00e7\u00e3o e an\u00e1lise dos documentos e processos a partir da observ\u00e2ncia dos crit\u00e9rios contidos na Tabela de Temporalidade Documental da C\u00e2mara. Para a obten\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es relacionadas ao conte\u00fado dos lotes de documentos, basta consultar o Edital de Ci\u00eancia de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos, que \u00e9 previamente publicado no Di\u00e1rio Oficial da Cidade. Registros desta atividade e os Termos de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos a partir de junho de 2022 est\u00e3o listados abaixo:<\/p>\n<div id=\"tooglePanels\" class=\"flex\"><\/div>\n<p class=\"accordion\">2025<\/p>\n<div class=\"panel\">Edital de Ci\u00eancia de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos n\u00ba 18\/2025\u00a0(DOC 07\/02\/2025, n\u00ba 32, p. 354) \u2013 Listagem de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos 16\/2025<br \/>\n<a href=\"http:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/documentacao\/wp-content\/uploads\/sites\/34\/2025\/06\/Termo-de-Eliminacao-de-Documentos-Edital-18.2025.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Termo de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos<\/a><\/div>\n<p><\/p>\n<p class=\"accordion\">2024<\/p>\n<div class=\"panel\">Edital de Ci\u00eancia de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos n\u00ba 17\/2024\u00a0(DOC 27\/09\/2024, n\u00ba 229, p. 320) \u2013 Listagem de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos 15\/2024<br \/>\n<a href=\"http:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/documentacao\/wp-content\/uploads\/sites\/34\/2025\/08\/Termo-de-Eliminacao-de-Documentos-Edital-17.2024.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Termo de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos<\/a><\/div>\n<p><\/p>\n<p class=\"accordion\">2023<\/p>\n<div class=\"panel\">Edital de Ci\u00eancia de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos n\u00ba 16\/2023 (DOC 03\/07\/2023. p. 297) &#8211; Listagem de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos 14\/2023<br \/>\n<a href=\"http:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/documentacao\/wp-content\/uploads\/sites\/34\/2025\/05\/Termo-de-Eliminacao-04-08-2023.pdf\">Termo de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos<\/a><\/p>\n<p>Edital de Ci\u00eancia de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos n\u00ba 15\/2023 (DOC 17\/03\/2023, p. 274) &#8211; Listagens de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos 13\/2023 e 13A\/2023<br \/>\n<a href=\"http:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/documentacao\/wp-content\/uploads\/sites\/34\/2024\/02\/Termo-de-Eliminacao-de-Documentos-Edital-15-2023.pdf\">Termo de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos<\/a><\/div>\n<p class=\"accordion\">2022<\/p>\n<div class=\"panel\">Edital de Ci\u00eancia de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos n\u00ba 14\/2022 (DOC 20\/12\/2022, p. 217) &#8211; Listagem de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos 11\/2022<br \/>\n<a href=\"http:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/documentacao\/wp-content\/uploads\/sites\/34\/2025\/05\/Termo-de-Eliminacao-16-02-2023.pdf\">Termo de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos<\/a><\/p>\n<p>Edital de Ci\u00eancia de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos n\u00ba 13\/2022 (DOC 17\/05\/2022, p. 97) &#8211; Listagem de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos 10\/2022<br \/>\n<a href=\"http:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/documentacao\/wp-content\/uploads\/sites\/34\/2025\/05\/Termo-de-Eliminacao-30-06-2022.pdf\">Termo de Elimina\u00e7\u00e3o de Documentos<\/a><\/div>\n<h3>GEST\u00c3O DE PROCESSOS E DOCUMENTOS ELETR\u00d4NICOS<\/h3>\n<p>Com a implanta\u00e7\u00e3o do meio eletr\u00f4nico para a produ\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o de processos e documentos administrativos e legislativos no \u00e2mbito da C\u00e2mara Municipal de S\u00e3o Paulo, estabelecida pelo <a href=\"https:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/cgi-bin\/wxis.bin\/iah\/scripts\/?IsisScript=iah.xis&amp;lang=pt&amp;format=detalhado.pft&amp;base=legis&amp;nextAction=search&amp;form=A&amp;indexSearch=^nTw^lTodos%20os%20campos&amp;&amp;exprSearch=ATO*DA*CMSP*1.420\/(6)*2019\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ato n\u00ba 1.420, de 18 de fevereiro de 2019<\/a>, a Secretaria de Documenta\u00e7\u00e3o passa a ser respons\u00e1vel pelos sistemas de gest\u00e3o de processos e documentos eletr\u00f4nicos no que se refere aos seus aspectos arquiv\u00edsticos, em conson\u00e2ncia com o fluxo de atividades desenvolvido pela C\u00e2mara.<\/p>\n<h3>GRUPO DE TRABALHO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DIGITAL \u2013 PAD-Sigadoc<\/h3>\n<p>O <strong>SIGA-DOC (Sistema Integrado de Gest\u00e3o Administrativa \u2013 m\u00f3dulo Gest\u00e3o Documental)<\/strong>\u00a0 \u00e9 um software livre de c\u00f3digo aberto desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 2\u00aa Regi\u00e3o (TRF2) e implementado na C\u00e2mara Municipal de S\u00e3o Paulo no in\u00edcio de 2019. Permite a autua\u00e7\u00e3o e a tramita\u00e7\u00e3o eletr\u00f4nica, reduzindo custos e a utiliza\u00e7\u00e3o de papel, al\u00e9m de agilizar de forma substancial a comunica\u00e7\u00e3o e o processamento, facilitando o controle e rastreamento dos processos.<\/p>\n<p>O sistema est\u00e1 sendo aplicado gradativamente \u00e0 realidade da C\u00e2mara Municipal no \u00e2mbito administrativo. Neste processo de implementa\u00e7\u00e3o, est\u00e3o sendo observados os princ\u00edpios arquiv\u00edsticos, que est\u00e3o alinhados ao arcabou\u00e7o jur\u00eddico-legal nacional, atendendo majoritariamente aos requisitos do <a href=\"https:\/\/www.gov.br\/conarq\/pt-br\/legislacao-arquivistica\/resolucoes-do-conarq\/resolucao-no-50-de-06-de-maio-de-2022\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">e-ARQ Brasil<\/a>.<\/p>\n<p>A Secretaria de Documenta\u00e7\u00e3o participou efetivamente na an\u00e1lise documental necess\u00e1ria \u00e0 implanta\u00e7\u00e3o do <strong>Processo Administrativo Digital \u2013 PAD-Sigadoc<\/strong> na C\u00e2mara Municipal e atua intensivamente na migra\u00e7\u00e3o gradual das atividades de cria\u00e7\u00e3o, tramita\u00e7\u00e3o, guarda e encerramento de processos administrativos em meio digital.<\/p>\n<p>Ela \u00e9 respons\u00e1vel pelas seguintes etapas de trabalho:<\/p>\n<ul>\n<li>Estudo e an\u00e1lise arquiv\u00edstica dos documentos e fluxo de cada tipo de processo a ser inserido no sistema.<\/li>\n<li>Elabora\u00e7\u00e3o de descri\u00e7\u00e3o de modelos pr\u00f3prios (formul\u00e1rios) para produ\u00e7\u00e3o ou captura de documentos no processo administrativo digital, para posterior programa\u00e7\u00e3o pelo Centro de Tecnologia da Informa\u00e7\u00e3o da C\u00e2mara Municipal.<\/li>\n<li>Atribui\u00e7\u00e3o de c\u00f3digo de classifica\u00e7\u00e3o a cada modelo criado para produ\u00e7\u00e3o ou captura de documentos, para futura revis\u00e3o e aprova\u00e7\u00e3o de atualiza\u00e7\u00e3o do Plano de Classifica\u00e7\u00e3o de Documentos e Tabela de Temporalidade Documental pela Comiss\u00e3o de Avalia\u00e7\u00e3o de Documentos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Al\u00e9m dessas etapas, a Secretaria tem concentrado esfor\u00e7os em outros aspectos do processo de estabelecimento do Processo Administrativo Digital na C\u00e2mara Municipal. Entre eles, destacam-se:<\/p>\n<ul>\n<li>A implanta\u00e7\u00e3o de mecanismos que garantam a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletr\u00f4nicos.<\/li>\n<li>O foco na intera\u00e7\u00e3o do usu\u00e1rio com o sistema, no reconhecimento de suas pr\u00e1ticas e na recupera\u00e7\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o.<\/li>\n<li>A elabora\u00e7\u00e3o, em conjunto com o Comit\u00ea Gestor do PAD-Sigadoc, de atos da Mesa Diretora e de instru\u00e7\u00f5es normativas para o aperfei\u00e7oamento de rotinas a serem observadas no \u00e2mbito do Processo Administrativo Digital.<\/li>\n<\/ul>\n<h3 id=\"adm_digital\">COMIT\u00ca GESTOR DO PROCESSO ADMINISTRATIVO DIGITAL &#8211; PAD-Sigadoc<\/h3>\n<p>A Secretaria de Documenta\u00e7\u00e3o integra o <strong>Comit\u00ea Gestor do Processo Administrativo Digital \u2013 PAD-Sigadoc<\/strong>, institu\u00eddo pelo <a href=\"https:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/cgi-bin\/wxis.bin\/iah\/scripts\/?IsisScript=iah.xis&amp;lang=pt&amp;format=detalhado.pft&amp;base=legis&amp;nextAction=search&amp;form=A&amp;indexSearch=^nTw^lTodos%20os%20campos&amp;&amp;exprSearch=ATO*DA*CMSP*1.487\/(6)*2020\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ato n\u00ba 1.487, de 16 de outubro de 2020<\/a>.<\/p>\n<h3 id=\"seguranca_informacao\">COMIT\u00ca GESTOR DE SEGURAN\u00c7A DA INFORMA\u00c7\u00c3O (CGSI)<\/h3>\n<p>A <strong>Pol\u00edtica de Seguran\u00e7a da Informa\u00e7\u00e3o<\/strong>, institu\u00edda pelo <a href=\"https:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/cgi-bin\/wxis.bin\/iah\/scripts\/?IsisScript=iah.xis&amp;lang=pt&amp;format=detalhado.pft&amp;base=legis&amp;nextAction=search&amp;form=A&amp;indexSearch=^nTw^lTodos%20os%20campos&amp;&amp;exprSearch=ATO*DA*CMSP*1.429\/(6)*2019\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ato n\u00ba 1.429, de 26 de mar\u00e7o de 2019<\/a>, compreende princ\u00edpios, objetivos, diretrizes e requisitos gerais para a gest\u00e3o da seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o, al\u00e9m de definir atribui\u00e7\u00f5es e instrumentos para a execu\u00e7\u00e3o desta gest\u00e3o.<\/p>\n<p>O <strong>Comit\u00ea Gestor de Seguran\u00e7a da Informa\u00e7\u00e3o<\/strong>, criado pelo mesmo ato, \u00e9 coordenado pelo Centro de Tecnologia da Informa\u00e7\u00e3o e pela Secretaria de Documenta\u00e7\u00e3o, cada um dentro de sua \u00e1rea de compet\u00eancia.<\/p>\n<p>A Secretaria de Documenta\u00e7\u00e3o colabora no planejamento e execu\u00e7\u00e3o de pol\u00edticas de preserva\u00e7\u00e3o digital e seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o, em conson\u00e2ncia \u00e0 <strong>Pol\u00edtica de Gest\u00e3o do Processo Legislativo Eletr\u00f4nico<\/strong> institu\u00edda pelo <a href=\"\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/cgi-bin\/wxis.bin\/iah\/scripts\/?IsisScript=iah.xis&amp;lang=pt&amp;format=detalhado.pft&amp;base=legis&amp;nextAction=search&amp;form=A&amp;indexSearch=^nTw^lTodos%20os%20campos&amp;&amp;exprSearch=ATO*DA*CMSP*1.323\/(6)*2015\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ato n\u00ba 1.323, de 1\u00b0<\/a><a href=\"\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/cgi-bin\/wxis.bin\/iah\/scripts\/?IsisScript=iah.xis&amp;lang=pt&amp;format=detalhado.pft&amp;base=legis&amp;nextAction=search&amp;form=A&amp;indexSearch=^nTw^lTodos%20os%20campos&amp;&amp;exprSearch=ATO*DA*CMSP*1.323\/(6)*2015\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"> de dezembro de 2015<\/a>.<\/p>\n<h3 id=\"protecao_dados\">COMIT\u00ca GESTOR DE PROTE\u00c7\u00c3O DE DADOS (CGPD)<\/h3>\n<p>O <strong>Comit\u00ea Gestor de Prote\u00e7\u00e3o de Dados<\/strong>, criado pelo <a href=\"https:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/cgi-bin\/wxis.bin\/iah\/scripts\/?IsisScript=iah.xis&amp;lang=pt&amp;format=detalhado.pft&amp;base=legis&amp;nextAction=search&amp;form=A&amp;indexSearch=^nTw^lTodos%20os%20campos&amp;&amp;exprSearch=ATO*DA*CMSP*1.492\/(6)*2020\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ato n\u00ba 1.492, de 09 de novembro de 2020<\/a>, visa dotar a C\u00e2mara Municipal de mecanismos de tratamento e prote\u00e7\u00e3o de dados pessoais e adequar sua estrutura administrativa e capacita\u00e7\u00e3o pessoal a fim de garantir o cumprimento da <a href=\"http:\/\/www.planalto.gov.br\/ccivil_03\/_ato2015-2018\/2018\/lei\/l13709.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">lei geral de prote\u00e7\u00e3o de dados (lei federal n\u00ba 13.709, de 14 de agosto de 2018)<\/a>.<\/p>\n<p>O <a href=\"https:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/cgi-bin\/wxis.bin\/iah\/scripts\/?IsisScript=iah.xis&amp;lang=pt&amp;format=detalhado.pft&amp;base=legis&amp;nextAction=search&amp;form=A&amp;indexSearch=^nTw^lTodos%20os%20campos&amp;&amp;exprSearch=ATO*DA*CMSP*1.510\/(6)*2021\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ato n\u00ba 1.510, de 19 de maio de 2021<\/a> regulamentou a aplica\u00e7\u00e3o da Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados Pessoais (LGPD) no \u00e2mbito da C\u00e2mara Municipal de S\u00e3o Paulo e, dentre suas disposi\u00e7\u00f5es, atribuiu responsabilidades ao CGPD.<\/p>\n<p>O CGPD atua de forma coordenada com o <strong>Comit\u00ea Gestor de Seguran\u00e7a da Informa\u00e7\u00e3o (CGSI)<\/strong>.<\/p>\n<h3 id=\"legislativo_digital\">COMIT\u00ca GESTOR DO PROCESSO LEGISLATIVO DIGITAL (CGPLD)<\/h3>\n<p>O <strong>Comit\u00ea Gestor do Processo Legislativo Digital<\/strong>, criado pelo <a href=\"https:\/\/www.saopaulo.sp.leg.br\/cgi-bin\/wxis.bin\/iah\/scripts\/?IsisScript=iah.xis&amp;lang=pt&amp;format=detalhado.pft&amp;base=legis&amp;nextAction=search&amp;form=A&amp;indexSearch=^nTw^lTodos%20os%20campos&amp;&amp;exprSearch=ATO*DA*CMSP*1.512\/(6)*2021\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ato n\u00ba 1.512, de 10 de junho de 2021<\/a>, visa ao aperfei\u00e7oamento e \u00e0 readapta\u00e7\u00e3o das ferramentas digitais do Processo Legislativo Digital, promovendo a melhor interlocu\u00e7\u00e3o entre as \u00e1reas usu\u00e1rias do sistema e o Centro de Tecnologia da Informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gest\u00e3o de documentos, segundo o art. 3\u00ba da lei n\u00ba 8.159, de 08 de janeiro de 1991 (Lei dos arquivos), \u00e9 o conjunto de procedimentos e opera\u00e7\u00f5es t\u00e9cnicas referentes \u00e0&#8230;  <a class=\"excerpt-read-more\" 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